mandag den 16. januar 2012

How to Open Office - Del 2

For efterhånden lang tid siden skrev jeg et blogindlæg om open office, der er et gratis alternativ til Microsoft Word. I sidste how to open office viste jeg hvordan man fjernede sidetal fra både forsiden men også fjerne sidetal fra flere sider. Derudover viste jeg hvordan man laver forskellig sidefod på højre og venstre side. (hvis man f.eks. skal lave en bog og have lige sidetal på en side og ulige på den anden.
Du finder den første how to guide her

I denne guide vil jeg fortælle hvordan du laver en automatisk indholdsfortegnelse samt vise hvordan du bruger den smarte funktion der er (både i open office og i microsoft word) til at rette dokumenter. Som du ved er det altid godt at få en anden til at læse korrektur på noget man har skrevet, men løsningen med at printe det ud til dem og efterfølgende indtaste alle rettelserne er både unødvendigt og tidskrævende. Alternativt kan du sende dem dokumentet og lade dem rette dokumentet igennem, men så kan du jo ikke se hvad de har rettet. Det tredje og i mine øjne bedste alternativ kommer vi ind på lige efter indholdsfortegnelsen.

Automatisk indholdsfortegnelse

Både Word og Open office har denne funktion, men jeg er ikke sikker på genvejstasterne er de samme så denne guide virker kun på open office. 
Det første du skal gøre er selvfølgelig at åbne et nyt dokument eller åbne det dokument hvor du ønsker at indsætte en indholdsfortegnelse. For at indsætte indholdsfortegnelsen skal du først have plads til den. Gå til første side og sæt markøren før al teksten. Indsæt her et sideskift ved at holde [ctrl] nede og trykke på [enter]. Markøren hopper nu til næste side du ville kunne se at der øverst oppe er en mørkeblå streg:
 
Dette gør at du kan indsætte noget på siden før uden at det skubber resten af teksten. Har du brug for plads til din forside gentager du bare og indsætter en side mere. Så er du klar til at skrive.
Det du skal huske er når du skriver dine overskrifter skal du vælge headings (overskrift på dansk)
Det gør du i menuen her:


Brug heading 1 til dine kapitler og heading 2 til underafsnit. Du kan have helt op til ni forskellige overskrifter, men forsøg af hold dig under fem eller overvej om du skal omstrukturere din opgave ;)

Alternativt kan du vælge at bruge genvejstaster til at ændre headings. [ctrl] + [tallene fra 1-9] vælger den respektive heading og [ctrl] + [0] fjerner heading fra den linie du står på:

Når du har skrevet dit dokument (eller før hvis du bare vil se om det virker) så vælger du menuen Insert/Indsæt:


Hermed får du følgende menu op:

Ved punkt nr. 1 vælger du hvad den skal hedde. Jeg bruger OO på engelsk, men afleverer du en dansk opgave kan det godt svare sig at ændre Table of Contents til Indholdsfortegnelse
Ved punkt 2 kan du fjerne det lille flueben i firkanten hvis du selv vil have mulighed for at ændre direkte i indholdsfortegnelsen (f.eks. afstanden mellem teksten og sidetallet)
Når du er færdig trykker du på OK og ser vidunderet af indholdsfortegnelsen du lige har lavet. Helt uden sved på panden :)

Bemærk af for hver heading du laver rykker teksten lidt ind i indholdsfortegnelsen.

Vælger du senere at lave om i din tekst/opgave tilføje eller fjerne, lave op på overskrifterne og deslige så skal du bare huske at opdatere indholdsfortegnelsen.
Dette gør du ved at højreklikke på indholdsfortegnelsen (i det grå felt) Så får du denne menu frem hvor du bare trykker på update/opdater index og så tilpasser den selv med de ændringer du har lavet.













Korrekturlæsningsfunktion
Jeg ved ikke rigtig hvad den hedder, men jeg blev rigtig glad for den da kæresten skulle læse korrektur på Beskytter. Igen ... jeg bruger OO på engelsk for det er det jeg er vant til, men de knapper og menuer jeg viser ligger samme sted i den danske version. Har du problemer med at finde dem skal du være velkommen til at skrive til mig.

Det første du gør er selvfølgelig at åbne det dokument du skal have rettet. Jeg har til dette formål kopieret en side af Beskytter over i et nyt dokument, så jeg har noget at demonstrere på.
Som udgangspunkt gemmer Open Office ikke dine ændringer, så først viser jeg dig lige hvordan du slår funktionen til:

Du finder den i menuen [Edit] og bruger du OO på dansk skal du lede efter [Ændringer] så vidt jeg husker. Herefter trykker du [Record] og så er du kørende. Fra nu af viser OO alle de rettelser du har lavet. Lad os tage et par eksempler:

Her kan du se hvordan der ser ud i praksis. Ved 1 tallet kan du se hvordan det ser ud når der bliver slettet tekst, så bliver det gennemstreget og tilføjet tekst, (2-tallet) bliver automatisk understreget.
Hvad der er værd at bemærke ser du ved 3-tallet. På alle linier hvor der er lavet en rettelse bliver der sat en lille lodret streg ud foran... På den måde er det sværere at overse en rettelse som f.eks. et komma. Men ok.. Nu har din kæreste/bror/søster/mor/far/fremmed-du-har-tvangsindlagt læst korrektur på dit dokument og har sendt det tilbage til dig. Hvad så nu?

Op i [Edit]-menuen går du ind i changes/ændringer og vælger Accept/reject (eller Godkend/afvis ændringer) og så får du dette vindue frem:
Det viser hvad for en ændring der er tale om, hvem der har lavet den og hvornår. Den der er markeret i menuen er samtidig markeret i teksten så du ikke er i tvivl om hvad du godkender eller afviser. Nu skal du bare trykke accept/godkend eller Reject/afvis til samtlige ændringer. Den springer automatisk frem til den næste.
Nu ved jeg godt der står Accept All og jeg ved også den kan være fristende at trykke på når tiden er knap og vedkommende der har læst korrektur sikkert er bedre til sproget end du er, men bare husk at det er dig, der er ansvarlig for teksten. Guderne forbyde at du har fået en drillenisse til at rette din opgave og han dagen efter du har afleveret, spørger dig om du synes det var sjovt da han havde foreslået at du erstattede ansvarsbevidst og moden med barnlig og doven i din jobansøgning :)

Men hvad nu hvis vedkommende der retter har et spørgsmål til teksten eller en kommentar til en af de rettelser han/hun har lavet? Hvis du skal rette en tekst og har et spørgsmål sætter du markøren, der hvor du skal indsætte din kommentar og holder [ctrl] + [alt] nede og trykker derefter på [n]
Skriv dit spørgsmål eller kommentar til teksten i feltet og modtageren kan derefter slette kommentaren med den lille menu, når der er taget stilling til spørgsmålet.

Det var alt for denne gang. Jeg håber det har været en hjælp for dig og har du nogle spørgsmål er du mere end velkommen til at skrive til mig på info @ christianwjensen.com... Bare lad være med at spørge om Microsoft office ;)

Christian W. Jensen

Send en kommentar